ATTEND® COUNCIL: UNA BONA EXPERIÈNCIA DE L’AJUNTAMENT DE MONTGAT
A finals de 2011 l’Ajuntament de Montgat es va trobar amb la necessitat d’estandarditzar i unificar el sistema de gestió d’incidències de totes les àrees tècniques del consistori. Fins al moment, cada àrea tenia un funcionament de gestió d’incidències propi ja fos per telèfon, correu electrònic, base de dades Access o paper.
La necessitat d’adaptar-se a les noves tecnologies i estandarditzar els processos per a totes les àrees va fer que l’ajuntament es poses en marxa per buscar un sistema de gestió informàtica transversal per tots els grups.
Aitana Gutiérrez, arquitecta tècnica municipal de l’Ajuntament de Montgat fou l’encarregada de promoure i desenvolupar aquest projecte. Durant quasi un any va analitzar aproximadament 10 programes informàtics amb diferents prestacions per a solucionar el problema existent al consistori.
A través de l’Ajuntament de Badalona, Montgat va conèixer les característiques i prestacions d’ attend® Council. Badalona és el tercer municipi més gran de Catalunya, però attend® Council va adaptar les prestacions del programa a Montgat que actualment té uns 11.500 habitants.
A principis de 2014 el consistori va posar en marxa attend® Council per a la gestió d’incidències i peticions. Aitana Gutiérrez afirma que el programa és molt ràpid d’instal·lar i funciona d’una manera molt senzilla. L’arquitecta tècnica assegura que es tracta d’un programa molt versàtil que facilita molt l’explotació de dades i d’informació.
attend® Council ha permès a l’ajuntament unificar el llenguatge pels comunicats de treball tant internament com amb les empreses subcontractades. El programa permet personalitzar les àrees d’alta, en el cas de l’Ajuntament de Montgat en són nou: neteja viària, recollida de residus, treballs a la via pública de la brigada municipal, enllumenat públic, jardineria, instal·lacions dels edificis municipals, obres i mobiliari dels edificis municipals, neteja d’edificis municipals i policia local.
El sistema permet que els usuaris registrats puguin afegir incidències o peticions i que aquestes estiguin a l’abast de tot el personal de l’àrea indicada de l’ajuntament. Per tant, si abans la gestió d’incidències estava molt personalitzada en una sola persona del departament, ara la informació és més transversal facilitant les tasques i la comunicació.
Des de l’Ajuntament de Montgat, Aitana Gutiérrez explica que “Tot és estandarditzat i només cal definir la problemàtica al programa, que ell mateix ja realitza una notificació nova al responsable de la tasca corresponent”.
El software es pot fer-ne ús a través de l’ordinador i d’aplicació mòbil.
El software de gestió d’incidències i peticions d’ attend® Council ha permès a l’Ajuntament tenir una comunicació molt més fluida unificant el sistema de control de la informació amb dades objectives. D’aquesta manera, actualment s’eviten mals entesos o temps d’espera per consultes als responsables ja que tot queda emmagatzemat al programa.
L’Ajuntament de Montgat treballa ara per la consolidació de l’eina entre els treballadors així com l’anàlisi de la informació que els facilita attend® Council amb la finalitat de millorar el servei i l’atenció.
(Font d’informació: Ajuntament Impulsa)
